Kontrola zamówień

Szanowni Beneficjenci,

Jednym z zadań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) w ramach obsługi środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej jest kontrola zamówień publicznych udzielanych przez Beneficjentów projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Za przeprowadzenie wyżej wymienionych kontroli odpowiada w Departamencie Prawnym Wydział Zamówień Publicznych. Proces kontroli zamówień publicznych odbywa się w oparciu o Roczny Plan Kontroli. W zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, prowadzone są dwa rodzaje kontroli zamówień publicznych:

  • kontrole ex-ante - przed podpisaniem umowy o udzielenie zamówienia publicznego (przeprowadzenie kontroli ex-ante zostało zwieszone przez CPPC od dnia 12 września 2018 r. za wyjątkiem projektów realizowanych w ramach I osi POPC),
  • kontrole ex-post - po podpisaniu umowy o zamówienie publiczne.

Kontrola procedur udzielenia zamówień publicznych jest prowadzona na podstawie dokumentów przekazanych przez beneficjentów.

Jako Instytucja Pośrednicząca zobowiązana do prowadzenia kontroli ex-post zamówień udzielanych przez Państwa w ramach projektów realizowanych  w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa przypominamy o konieczności przekazywania kompletnej dokumentacji przeprowadzonych postępowań.

Kompletna dokumentacja przetargowa dla postepowań prowadzonych zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm., dalej: „ustawa Pzp”) między innymi powinna zawierać:

  1. plan zamówień przewidziany na dany rok oraz rejestr udzielonych zamówień,
  2. wniosek o wszczęcie postępowania, dokumenty zawierające wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia,
  3. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami (dalej: „SIWZ”),
  4. ogłoszenie o zamówieniu wraz z potwierdzeniem publikacji,
  5. wyjaśnienia treści SIWZ,
  6. pytania wykonawców wraz z udzielonymi odpowiedziami,
  7. kopie złożonych ofert wraz z dokumentami potwierdzającymi złożenie ofert w terminie np. kopie kopert z datą i godziną wpływu ofert w przypadku ofert składanych w formie papierowej,
  8. korespondencję, uzupełnienia i wyjaśnienia z etapu oceny ofert,
  9. informacje o wykluczeniu wykonawcy, odrzuceniu ofert,
  10. zawiadomienie o wyborze oferty wraz z potwierdzeniem przesłania do wykonawców,
  11. protokół z postępowania,
  12. zawiadomienie o wyborze oferty wraz z potwierdzeniem przesłania do wykonawców,
  13. korespondencję oraz dokumentację w przypadku gdy miało miejsce zastosowanie środków ochrony prawnej przez wykonawców,
  14. kopię umów/umowy zawartej z wykonawcą/wykonawcami wraz z załącznikami,
  15. ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wraz z potwierdzeniem publikacji.

Natomiast dokumentacja jaką należy przekazać do kontroli ex-post po przeprowadzeniu postępowania wyboru wykonawcy na podstawie „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” (dalej: „Wytyczne”) powinna przede wszystkim zawierać:

  1. dokumenty zawierające wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia,
  2. potwierdzenie publikacji ogłoszenia w bazie konkurencyjności/na stronie internetowej zamawiającego/rozesłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech wykonawców (w zależności od trybu wyboru wykonawcy zamówienia);
  3. zapytanie ofertowe wraz z kompletem załączników,
  4. kopie złożonych ofert wraz z dokumentami potwierdzającymi złożenie ofert w terminie np. kopie kopert z datą i godziną wpływu ofert w przypadku ofert składanych w formie papierowej,
  5. korespondencję z wykonawcami,
  6. protokół z postępowania,
  7. oświadczenia o braku powiązań kapitałowych lub osobowych,
  8. kopię umowy/umów zawartej z wykonawcą/wykonawcami wraz z załącznikami.

Szczególną uwagę zwracamy na obowiązek przekazania do kontroli planu zamówień publicznych oraz rejestru udzielonych zamówień oraz dokumentów potwierdzających złożenie ofert w terminie, np. kopii kopert z datą i godziną wpływu ofert w przypadku ofert składanych w formie papierowej.

Przypominamy również, że jednym z elementów prowadzonej kontroli jest weryfikacja prawidłowości wyliczenia szacunkowej wartości zamówienia. W związku z tym zwracamy uwagę na konieczność przedstawienia dokumentów związanych z określeniem szacunkowej wartości zamówienia.

Przekazanie kompletnej dokumentacji w bardzo dużym stopniu wpływa na usprawnienie weryfikacji postępowań przez Wydział Zamówień Publicznych, w związku z powyższym zwracamy się z prośbą o przekazywanie wszelkiej dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Dodatkowo wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom i wątpliwościom związanym z procesem przekazywania dokumentacji do kontroli przedstawiamy przykładowe listy dokumentów jakie należy przedłożyć do CPPC do kontroli ex-post wraz z ich przykładowym spisem.

Tryby pozaustawowe

pdf

pdf

Postępowania przeprowadzone zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych

pdf

pdf

Jednocześnie oddajemy w Państwa ręce materiały, przygotowane przez Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju oraz Komisję Europejską, które pomogą uniknąć błędów popełnianych podczas udzielania zamówień publicznych w trybach pozaustawowych w ramach projektów realizowanych z POPC 2014-2020.

pdf

pdf

pdf

pdf

pdf

pdf

Zachęcamy do stosowania załączonych wzorów.

Logo Unia Europejska

Projekt strony internetowej sfinansowany ze środków UE z Programu Polska Cyfrowa 2014-2020 (projekt POPC.04.02.00-00-0009/18)

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka). Dzięki nim możemy udoskonalać naszą stronę. Możesz zaakceptować pliki cookies. Masz również możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje.