Kontrola zamówień

Szanowni Beneficjenci,

Jednym z zadań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) w ramach obsługi środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej jest kontrola zamówień publicznych udzielanych przez Beneficjentów projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Za przeprowadzenie wyżej wymienionych kontroli odpowiada w Departamencie Prawnym Wydział Zamówień Publicznych. Proces kontroli zamówień publicznych odbywa się w oparciu o Roczny Plan Kontroli IP POPC 2018/2019.  W zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, prowadzone są dwa rodzaje kontroli zamówień publicznych:

  • kontrole ex-ante - przed podpisaniem umowy o udzielenie zamówienia publicznego (przeprowadzenie kontroli ex-ante zostało zwieszone przez CPPC od dnia 12 września 2018 r. za wyjątkiem projektów realizowanych w ramach I osi POPC),
  • kontrole ex-post - po podpisaniu umowy o zamówienie publiczne.

Kontrola procedur udzielenia zamówień publicznych jest prowadzona na podstawie dokumentów przekazanych przez beneficjentów.

Jako Instytucja Pośrednicząca zobowiązana do prowadzenia kontroli ex-post zamówień udzielanych przez Państwa w ramach projektów realizowanych  w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa przypominamy o konieczności przekazywania kompletnej dokumentacji przeprowadzonych postępowań.

Kompletna dokumentacja przetargowa dla postepowań prowadzonych zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1843, ze zm., dalej: „ustawa Pzp”) między innymi powinna zawierać:

  1. plan zamówień przewidziany na dany rok oraz rejestr udzielonych zamówień,
  2. wniosek o wszczęcie postępowania, dokumenty zawierające wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia,
  3. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami (dalej: „SIWZ”),
  4. ogłoszenie o zamówieniu wraz z potwierdzeniem publikacji,
  5. wyjaśnienia treści SIWZ,
  6. pytania wykonawców wraz z udzielonymi odpowiedziami,
  7. kopie złożonych ofert wraz z dokumentami potwierdzającymi złożenie ofert w terminie np. kopie kopert z datą i godziną wpływu ofert w przypadku ofert składanych w formie papierowej,
  8. korespondencję, uzupełnienia i wyjaśnienia z etapu oceny ofert,
  9. informacje o wykluczeniu wykonawcy, odrzuceniu ofert,
  10. zawiadomienie o wyborze oferty wraz z potwierdzeniem przesłania do wykonawców,
  11. protokół z postępowania,
  12. zawiadomienie o wyborze oferty wraz z potwierdzeniem przesłania do wykonawców,
  13. korespondencję oraz dokumentację w przypadku gdy miało miejsce zastosowanie środków ochrony prawnej przez wykonawców,
  14. kopię umów/umowy zawartej z wykonawcą/wykonawcami wraz z załącznikami,
  15. ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wraz z potwierdzeniem publikacji.

Natomiast dokumentacja jaką należy przekazać do kontroli ex-post po przeprowadzeniu postępowania wyboru wykonawcy na podstawie „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” (dalej: „Wytyczne”) powinna przede wszystkim zawierać:

  1. dokumenty zawierające wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia,
  2. potwierdzenie publikacji ogłoszenia w bazie konkurencyjności/na stronie internetowej zamawiającego/rozesłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech wykonawców (w zależności od trybu wyboru wykonawcy zamówienia);
  3. zapytanie ofertowe wraz z kompletem załączników,
  4. kopie złożonych ofert wraz z dokumentami potwierdzającymi złożenie ofert w terminie np. kopie kopert z datą i godziną wpływu ofert w przypadku ofert składanych w formie papierowej,
  5. korespondencję z wykonawcami,
  6. protokół z postępowania,
  7. oświadczenia o braku powiązań kapitałowych lub osobowych,
  8. kopię umowy/umów zawartej z wykonawcą/wykonawcami wraz z załącznikami.

Szczególną uwagę zwracamy na obowiązek przekazania do kontroli planu zamówień publicznych oraz rejestru udzielonych zamówień oraz dokumentów potwierdzających złożenie ofert w terminie, np. kopii kopert z datą i godziną wpływu ofert w przypadku ofert składanych w formie papierowej.

Przypominamy również, że jednym z elementów prowadzonej kontroli jest weryfikacja prawidłowości wyliczenia szacunkowej wartości zamówienia. W związku z tym zwracamy uwagę na konieczność przedstawienia dokumentów związanych z określeniem szacunkowej wartości zamówienia.

Przekazanie kompletnej dokumentacji w bardzo dużym stopniu wpływa na usprawnienie weryfikacji postępowań przez Wydział Zamówień Publicznych, w związku z powyższym zwracamy się z prośbą o przekazywanie wszelkiej dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli.

Dodatkowo wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom i wątpliwościom związanym z procesem przekazywania dokumentacji do kontroli przedstawiamy przykładowe listy dokumentów jakie należy przedłożyć do CPPC do kontroli ex-post wraz z ich przykładowym spisem.

Tryby pozaustawowe

pdf

pdf

Postępowania przeprowadzone zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych

pdf

pdf

Jednocześnie oddajemy w Państwa ręce materiały, przygotowane przez Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju oraz Komisję Europejską, które pomogą uniknąć błędów popełnianych podczas udzielania zamówień publicznych w trybach pozaustawowych w ramach projektów realizowanych z POPC 2014-2020.

pdf

pdf

pdf

pdf

pdf

pdf

Zachęcamy do stosowania załączonych wzorów.

Nasza strona internetowa używa plików cookies (tzw. ciasteczka). Dzięki nim możemy udoskonalać naszą stronę. Możesz zaakceptować pliki cookies. Masz również możliwość wyłączenia ich w przeglądarce, dzięki czemu nie będą zbierane żadne informacje.